Los departamentos, oficinas o delegaciones que integran una Compañía son equipos de trabajo que se convierten en pequeñas mini organizaciones que explican su razón de ser y su madurez en la organización, en la medida que son capaces de identificar y aportar determinado valor al conjunto de los procesos y resultados globales esperados por la Empresa. Esta misión que se les asigna hace especialmente necesario que cada departamento, oficina o delegación aprenda a trabajar y a desarrollarse como un verdadero equipo de trabajo.
Además, actualmente aparecen de forma paralela a la estructura formal, unidades de trabajo conocidas como equipos ad-hoc: equipos de proyectos, de mejora, multidisciplinares, etc. que se forman con el objeto de lograr determinados resultados y que desaparecen cuando han logrado alcanzar los objetivos sobre los que debían trabajar. De esta forma, una misma persona tiene la posibilidad de participar en varios equipos a la vez, lo que conlleva la circulación abierta de personas por la organización y la adscripción simultánea a varias unidades.
Nos encontramos delante de dos tipos de equipos de trabajo que se complementan y se enriquecen. Por un lado, equipos organizativos formalizados y relativamente pequeños, con capacidad de respuesta rápida y fuertemente conectadas a la estrategia global. Y por otro, equipos paralelos y añadidos que se crean para dar respuesta a necesidades concretas y que desaparecen con el cumplimiento de su encargo.
Entendemos que ambos tipos de equipos que van a convivir de forma complementaria y necesaria, mantienen en común dos tipos de consideraciones: una, la necesidad de vincular su actividad a la consecución de resultados para clientes internos o externos, y otra, el reconocimiento de que el logro de esos resultados se correlaciona con determinados factores que favorecen el éxito de los mismos. Esa doble dimensión y exigencia es precisamente la esencia de lo que se entiende como un equipo de trabajo, es decir, la necesaria interdependencia entre unos indicadores concretos de resultados que deben conseguirse en el marco de los equipos y unos determinados factores comportamentales del propio equipo que decididamente los favorecen.
Desde esa concepción, queremos abordar cómo los departamentos, oficinas, delegaciones, etc. deben aprender a trabajar en equipo y cómo pueden y deben contribuir a que una organización posea en su conjunto capacidad de aprendizaje.
Los resultados de los equipos de trabajo
Cualquier equipo debe plantearse que la misión básica por la cual existe es la consecución de resultados. A pesar de su obviedad nos atrevemos a formularlo al revés: es la consecución de determinados resultados lo que a va a favorecer que exista un equipo en una empresa. Para cualquier organización el conjunto de resultados pueden estar relacionados, dependiendo de la actividad que desarrolle con, por ejemplo: volumen de ventas, rendimientos de productividad, márgenes de aportación, cumplimiento de determinados índices de calidad, diferenciación o la rapidez de atención a los clientes, etc.
De lo que se deduce que los resultados de los equipos-departamentos-oficinas-delegaciones son la síntesis que responde a alguna de las siguientes cuatro estrategias básicas, o a varias de ellas a la vez: nos referimos a la cantidad, al coste, a la calidad y al tiempo. Más exactamente, los resultados siempre se espera que se conviertan en: el aumento de la cantidad, la disminución del coste, la mejora de la calidad y la reducción del tiempo.
Esas cuatro variables alimentan al conjunto de resultados y como consecuencia al conjunto de indicadores posibles que se esperan de los equipos. Se trata pues de fijar dónde se deben alcanzar resultados, cuáles son los que se espera que se logren y cómo sabremos que lo hemos logrado con éxito.
Los factores que favorecen el logro de los resultados del equipo de trabajo
A lo largo de los últimos años hemos recogido las opiniones que nos han manifestado integrantes de más de cientos de equipos de trabajo de diferentes organizaciones empresariales. Se les ha preguntado, a partir de sus experiencias formativas y profesionales cuáles son los factores que favorecen el logro de resultados, es decir, qué cosas ocurren en sus equipos, en función de su experiencia, cuando consiguen sus resultados y, por tanto qué características comportamentales ayudan al éxito en sus respectivos equipos de trabajo. El conjunto de respuestas las hemos agrupado en base a los dieciséis factores más manifestados y que han sido percibidos en su conjunto como los que están presentes cuando sus equipos de trabajo consiguen un resultado de éxito. Presentamos a continuación un conjunto de dieciséis factores que se han constituido como aquellos de mayor significación:
A través de la exposición de cada uno de estos dieciséis puntos se han resumido en forma de comportamientos de equipo aquellos factores que más se han manifestado como favorecedores y desencadenantes de la consecución de los resultados en las unidades organizativas. A buen seguro que se les podrían añadir algunos más que, sobre todo, en cada situación empresarial deberían adquirir la relevancia que su contexto explicaría. Nos parece que en términos generales recogen los aspectos más significativos por los que los equipos pueden conseguir aquellos para lo cual se explica su razón de ser.
En nuestra observación del trabajo en equipo hemos entendido que a menudo se producen dos errores importantes que tienen relación entre sí. El primer error, es el centrar la actividad y los esfuerzos del equipo únicamente en la consecución de resultados, no considerando los factores que decididamente ayudan a conseguirlos y no fomentando, en especial manera desde la dirección, que para conseguir los resultados esperados es preciso facilitar que se produzcan determinados factores. El segundo error, supone lo contrario del anterior, nos referimos a considerarla misión del equipo a través de los factores de éxito, sin conectarlos a resultados que expliquen su contribución organizativa. De estas dos prácticas erróneas se desprende la necesidad de interdependencia entre resultados y factores, unos y otros no pueden darse por separado. El éxito de un equipo desde ese punto de vista es la síntesis de dos dimensiones necesarias y complementarias.
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